Lorsqu’il s’agit de suivre l’évolution comptable d’une entreprise de BTP, tout devient complexe. Contrairement à plusieurs types d’entreprises, les professionnels du bâtiment, surtout les jeunes, ont souvent du mal à produire des devis. La gestion du budget ou l’établissement des factures est un casse-tête. C’est d’ailleurs pour cette raison que des logiciels de facturation en ligne ont été édités. Quelles sont les fonctionnalités que proposent ces outils digitaux? Quels atouts offrent-ils aux entreprises de BTP qui les utilisent? Vous aurez plus d’éclaircissement dans les lignes qui suivent.
Les meilleurs logiciels de facturation en ligne proposent aux entreprises de BTP plusieurs fonctionnalités, ce qui leur permet d’exécuter en un temps record de nombreuses tâches administratives. Parmi les fonctions les plus courantes, vous trouverez :
L’établissement des devis est une tâche incontournable dans le secteur du BTP. Pour postuler pour les marchés publics, les affaires commerciales et autres, il est nécessaire de produire des devis et des factures. En tant qu’indépendant ou entreprise de BTP, ce n’est pas toujours une tâche facile. Avec un logiciel de facturation en ligne, vous exécutez en un temps record vos factures. Cet outil vous permet d’y intégrer automatiquement les taxes inhérentes à chaque type de chantier.
Selon vos besoins et le profil de votre entreprise, vous trouverez une panoplie de packs de logiciels. Certains packs proposent des fonctionnalités très intéressantes comme le suivi des chantiers, ce qui vous aide à suivre au détail près vos activités sur le terrain. Vous pouvez cliquer ici pour découvrir les différents packs de logiciels de facturation en ligne qui s’offrent à vous. Ainsi, vous saurez lequel choisir pour concevoir vos factures clients.
Une autre fonctionnalité de taille proposée par un bon logiciel de facturation est la signature électronique. En effet, grâce à cet outil de gestion, vous pouvez faire signer un devis à un client par mail pour les prises de marché. Il est aussi possible d’apposer votre signature sur vos factures directement en ligne. Signer des factures ou faire signer des devis peut paraître anodin dans certaines entreprises. Mais dans le secteur du BTP, c’est une tâche véritablement pénible, surtout quand vous gérez plusieurs chantiers à la fois.
Un logiciel de facturation en ligne efficace permet à une entreprise de BTP de faire des envois de courriers par e-mail. Lorsque les factures, les devis et autres documents administratifs ou techniques sont produits, ils peuvent être transférés en ligne. Il est ainsi possible de faire des remises de chèques et de documents statistiques via votre logiciel. Les bons de livraison peuvent également transiter par cet outil digital. En d’autres termes, les partages de documents sont assurés lorsque vous disposez de ce logiciel dans votre entreprise.
Une autre fonctionnalité du logiciel de facturation en ligne qui séduit de nombreuses entreprises est l’exportation des fichiers comptables. En effet, lorsque vous utilisez cet outil, la comptabilité ne sera plus un casse-tête pour vous. Vous pouvez y gérer les encaissements, les encours, les dépenses et les avoirs en toute sécurité. Ensuite, tous vos documents comptables peuvent être directement transférés à un expert-comptable. Vous pouvez également les joindre à un logiciel comptable pour faire des compléments d’information.
Les factures d’avancement ou de situation sont des documents importants dans le secteur du BTP. Il s’agit d’une facture qui permet de faire les règlements au fur et à mesure que les travaux avancent. La facture de situation est aussi nécessaire lorsque vous exécutez des travaux avec sous-traitance. Vous parvenez à suivre facilement chaque lot de travaux et les prestataires qui les réalisent. Ce type de document est différent de la facture classique et demande des compétences spécifiques. Grâce à un logiciel de facturation en ligne, vous n’aurez aucune peine pour l’éditer.
Le logiciel de facturation en ligne n’est pas seulement utile à la gestion commerciale et comptable. Il permet également de suivre l’avancement des travaux sur les chantiers. À ce titre, cet outil aide à la gestion des stocks. Dans le secteur du BTP, faire le point des consommables tous les jours est une tâche chronophage.
Grâce à un bon logiciel de facturation en ligne, vous saurez en temps réel la quantité de consommables utilisés. Il suffit d’insérer le nombre épuisé par jour pour un décompte automatique. Cela vous permet d’apprécier le niveau d’avancement de vos chantiers. Mieux, vous saurez quand faire les approvisionnements en intrants.
Il est possible de lancer directement à partir de votre logiciel de facturation des commandes fournisseurs. En ayant un œil sur la gestion du stock, vous connaissez les matières premières à acheter pour continuer votre chantier. Pas besoin de sortir du logiciel pour lancer la commande des consommables à vos fournisseurs. Ce dernier propose les meilleures fonctionnalités pour le faire. Si vous avez l’adresse mail de vos différents fournisseurs, vous pouvez leur transférer vos bons de commande en ligne.
Les logiciels de facturation en ligne pour les entreprises du BTP servent également à faire des calculs. En effet, ces outils disposent d’une technique de saisie qui permet de calculer des métrés à partir d’un plan existant. Lorsque votre client vous envoie son plan de construction, le logiciel peut y sortir un métré complet. Mieux, vous pouvez importer directement un plan envoyé par e-mail sur votre logiciel.
Il est possible de modifier ces plans en y traçant des cloisons ou des murs. Vous pouvez même évaluer les surfaces, les longueurs et les volumes avec cet outil. Grâce au logiciel, vous pouvez quantifier les matériaux dont vous aurez besoin pour les travaux, ce qui vous permettra de concevoir des devis sur mesure à vos clients. Autrement dit, il s’agit d’un outil de travail complet à exploiter dans vos travaux.
Hormis les multiples fonctionnalités que proposent ces logiciels, ils offrent une panoplie d’avantages aux utilisateurs. Si vous optez pour cet outil, vous pourrez :
Grâce aux logiciels de facturation en ligne, il est possible d’ouvrir un dossier pour chaque chantier que vous dirigez. Cela vous permet de gérer avec minutie chaque chantier en gagnant énormément de temps. Vous pouvez ainsi inclure vos frais de gestion, et les produits et services sollicités non inclus dans le devis, ce qui vous permettra de produire vos factures sans omettre certains détails. Grâce à cette option proposée par ces logiciels, vous pouvez inclure les avenants et les acomptes à chaque chantier. Vous avez alors une idée claire sur ce qui se passe sur le plan technique et comptable sur chaque chantier.
Grâce à leurs fonctionnalités de calcul et d’insertion des taxes, les logiciels de facturation aident à produire des devis précis. C’est un atout remarquable qui donne de la crédibilité à votre entreprise de BTP et qui rassure plus vos clients. En optant pour un tel logiciel, votre professionnalisme est encore plus marqué, ce qui vous aide à fidéliser vos anciens clients et à en attirer de nouveaux. En produisant des devis avec une telle précision, vous savez ce que vous gagnez sur chaque chantier, ce qui vous permet de connaître vos entrées par mois même sur les chantiers à long terme.
Le gain de temps est l’un des paramètres essentiels pour lesquels vous devez avoir un logiciel de facturation en ligne. Grâce à ces outils, vous gagnez énormément de temps dans l’exécution de chaque tâche. Que ce soit pour émettre des devis ou les faire, éditer des factures ou faire le suivi, tout va vite. Toutes les activités pécuniaires de votre entreprise s'écoulent plus rapidement. Et lorsque vous gagnez du temps, vous pouvez cumuler des travaux sur plusieurs chantiers à la fois. Mieux, vous exécutez plus de contrats en une année, ce qui agit indubitablement sur votre chiffre d’affaires.
Pour profiter pleinement des logiciels de facturation en ligne des entreprises BTP, vous devez prendre certaines précautions. Parmi celles-ci, il faut :
Vous trouverez de nombreux logiciels de facturation en ligne pour votre entreprise de BTP. Même s’ils répondent à vos attentes, il est nécessaire qu’ils soient certifiés par l’État. C’est la condition sine qua non pour qu’ils vous garantissent :
Ces conditions facilitent les contrôles de l’administration fiscale, ce qui vous permet d’être à l’abri des sanctions liées aux impôts. Pour savoir si un logiciel de facturation en ligne est certifié, vérifiez qu’il dispose d’une certification délivrée par l'AFNOR. Un tel certificat confirme la qualité et la conformité du logiciel.
Plusieurs logiciels de facturation en ligne sont accessibles gratuitement, mais il est préférable d’utiliser un modèle payant, surtout si vous êtes dans le secteur du BTP. Logiquement, les versions payantes offrent des fonctionnalités plus complètes et intéressantes. Avec un logiciel gratuit, vous allez avoir des limites dans l’exécution de certaines tâches domestiques.
En définitive, un logiciel de facturation en ligne pour une entreprise de BTP permet de générer des devis précis. Il permet également de suivre avec minutie plusieurs chantiers et de gagner du temps dans l’exécution des tâches quotidiennes. Misez sur un logiciel certifié pour faciliter les contrôles de l’administration fiscale.
